Med et firmagavekort til medarbejderne overlader du en del af gavevalget til den enkelte. Du fastlægger rammen, og medarbejderen vælger blandt de muligheder, kortet giver adgang til. Dermed får ikke alle den samme vase eller det samme køkkenudstyr. Hvor stor valgfriheden faktisk er, afhænger af udvalget, og kortets anvendelse har betydning for beskatningen.
Hvordan vælger du en firmagave til forskellige medarbejdere?
En fælles firmagave bygger på en vanskelig antagelse, nemlig at mange forskellige mennesker har lyst til den samme ting. Medarbejderne deler arbejdsplads, men ikke nødvendigvis smag eller indretning. En stor serveringsskål finder plads på spisebordet hos én og ender bagerst i et skab hos en anden. Den, der bor småt, har måske slet ikke plads til den. Hvis du giver medarbejderne firmagavekort fra Presents.dk
, overlader du valget af den konkrete gave til den enkelte.
Forskellene handler heller ikke kun om smag. Nogle har allerede den type produkt, du overvejer at give. Andre bruger sjældent det køkkenudstyr, som flere kolleger ville sætte pris på. Selv en gave af god kvalitet kan derfor ramme ved siden af. Spørg til brede interesseområder, før du beslutter gaveformen. Svar om for eksempel madlavning og fritidsinteresser fortæller noget om spredningen uden detaljerede ønskesedler.
En fysisk fællesgave har stadig sin plads, for eksempel når den knytter sig til en fælles begivenhed. Den samme genstand kan være et konkret minde om en afsluttet opgave eller en milepæl på arbejdspladsen. Skal medarbejderen have noget til eget brug, tæller hverdagen derhjemme mere. Der kan være langt fra kollegaens ønske om nyt køkkenudstyr til behovet for en taske.
Overvej derfor, hvad der skal være fælles ved gaven. Det kan være den økonomiske ramme og tidspunktet for overrækkelsen, mens indholdet varierer. Med et firmagavekort beholder du den fælles ramme, og medarbejderne vælger forskellige ting. Den, der mangler noget til køkkenet, kan vælge det, mens kollegaen får en taske til hverdagen.
Hvad giver et firmagavekort medarbejderen mulighed for?
Et firmagavekort giver adgang til et afgrænset udvalg af gaver. Du køber retten til at vælge inden for en bestemt ramme, og medarbejderen træffer derefter sit eget valg. Ved en færdigindkøbt gave har du allerede valgt indholdet. Kontanter fungerer anderledes, fordi modtageren kan bruge pengene uden at være bundet til et bestemt gaveudvalg.
Medarbejderen kender sit eget hjem og sine egne vaner. Nogle vil erstatte en slidt brugsgenstand, mens andre vælger noget, de længe har haft lyst til, men ikke selv har købt. Du behøver hverken vide, hvem der mangler hvad, eller gætte på gaveønsker ud fra kollegernes alder og familieliv.
Se på forskellene mellem produkterne, når du vurderer udvalget. Mange næsten ens varer giver kun begrænset plads til forskellige ønsker. Hvis hovedparten er beregnet til madlavning, har medarbejderen, der sjældent bruger sit køkken, stadig få relevante muligheder. Bed om at se de konkrete gaver, medarbejderne får adgang til.
Medarbejderen skal også have tid til at overveje valget. En udløbsdato og en særskilt bestillingsfrist har forskellig betydning, og begge dele skal fremgå klart ved overrækkelsen. Hvis udvalget kan ændre sig undervejs, bør oplysningerne forklare det. Ellers kan et billede af en bestemt vare give en forventning om, at den stadig kan vælges flere måneder senere.
Skattereglerne afhænger af kortets anvendelse
Ordet gavekort fortæller ikke alene, hvordan en firmagave bliver beskattet. Skattestyrelsen skelner mellem kort, der reelt fungerer som penge, og løsninger, der under bestemte betingelser kan behandles som en tingsgave. Et gavekort med bred anvendelse kan være skattepligtigt for medarbejderen. Det samme gælder, hvis kortet kan ombyttes til kontanter. Kontantgaver fra arbejdsgiveren er altid skattepligtige, også når virksomheden kalder beløbet en gave.
Et kort kan derimod efter reglerne regnes som en tingsgave, når det ikke kan ombyttes til kontanter og har tilstrækkeligt begrænset anvendelse. Et fast gaveudvalg betyder dog ikke automatisk, at gaven er skattefri. Den konkrete afgrænsning har betydning, og de øvrige betingelser for skattefri personalegaver skal også være opfyldt. Bed derfor om en beskrivelse af, hvad medarbejderen kan vælge, og hvordan kortet indløses.
Digitale gavekort kræver særlig opmærksomhed, fordi muligheden for at få værdien udbetalt kan udløse beskatning. Et gebyr for udbetalingen ændrer ikke denne vurdering. Der er forskel på at modtage en kode digitalt og at have ret til at få et beløb udbetalt. Den digitale besked er blot leveringsformen. Det er ordningens indhold, der afgør, om medarbejderen skattemæssigt modtager et gavekort eller et valg mellem bestemte ting.
Få lønkontoret eller din rådgiver til at vurdere ordningen, før du bestiller, og send de fulde vilkår med. Et produktbillede eller en kort salgstekst viser sjældent alle betingelser for indløsning. Skattebehandlingen afhænger af ordningens indhold og af de gældende beløbsgrænser. Skal gaven indberettes, skal lønkontoret have oplysningerne til den relevante lønkørsel.
Giv firmagavekortet en tydelig og personlig overrækkelse
Selv om medarbejderen vælger indholdet, kan du gøre overrækkelsen personlig. En kort hilsen kan forklare, hvad takken gælder, uden at bestemme, hvilken gave modtageren skal ønske sig. Skriv konkret om anledningen. En tak for indsatsen ved en afsluttet opgave fortæller medarbejderen noget andet end en automatisk besked med en indløsningskode.
Hold hilsenen adskilt fra den praktiske vejledning. Så finder medarbejderen hurtigt udløbsdatoen og kan se, hvor valget foretages. Oplysninger om levering hører også hjemme her. En pakke til arbejdspladsen er besværlig at hente for den, der arbejder hjemmefra eller sjældent kommer på den adresse, hvor virksomheden modtager pakker.
Spørg før bestillingen, hvad der sker, hvis en valgt gave ikke længere er tilgængelig. Medarbejderen har brug for at vide, om der så kan vælges en anden vare, og hvem der hjælper, hvis leveringen er beskadiget. At fortryde sit valg er ikke det samme som at modtage en vare med en fejl. Vejledningen skal skelne mellem de situationer og beskrive, hvilken bytteret ordningen giver.
En fælles besked når ikke alle på samme tidspunkt. En medarbejder på orlov skal stadig have adgang til sit gavekort og de tilhørende oplysninger. Aftal, hvem medarbejderen kan kontakte, hvis koden mangler eller ikke virker. Kontaktpersonen behøver ikke kende gaveønsket, men skal kunne hjælpe med adgangen og undersøge en bestilling, der ikke er nået frem.
Kan medarbejderne vælge forskellige gaver inden for samme ramme?
Ja, et firmagavekort kan give medarbejderne adgang til samme udvalg, mens hver person vælger sin egen gave. Undersøg, om alle viste gaver er omfattet, eller om nogle valg kræver egenbetaling.
Hvornår kan et gavekort fra arbejdsgiveren være skattefrit?
Det kan være skattefrit, hvis ordningen opfylder betingelserne for at blive behandlet som en tingsgave og holder sig inden for de relevante skatteregler. Kortet må blandt andet ikke kunne ombyttes til kontanter, og anvendelsen skal være tilstrækkeligt begrænset.
